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De acuerdo con el Decreto 398 de 2020 el cual adiciona el Decreto 1074 de 2015, establece que para efectos de las reuniones no presenciales del artículo 19 de la Ley 222 de 1995, cuando se hace referencia a “todos los socios o miembros”, debe entenderse que se trata de quienes participan en la reunión no presencial, siempre que se cuente con el número de participantes necesarios para deliberar según lo establecido legal o estatutariamente.

Asimismo, para las reuniones no presenciales se deberán tener en cuenta las mismas disposiciones legales y estatutarias aplicables a las de la reuniones presenciales sobre convocatoria, quórum y mayorías. Esta modalidad no presencial aplica para las reuniones ordinarias, extraordinarias y de segunda convocatoria con algunas aclaraciones.

Para cuestiones de veracidad, el representante legal será el encargado de realizar la verificación de identidad de los participantes virtuales para garantizar que sea en efecto los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva. Asimismo es el representante legal, quien deberá dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum necesario para deliberar durante toda la reunión y este aspecto será de control de la Cámara de Comercio.

En cuanto a las actas correspondientes a las reuniones no presenciales, estas deberán elaborarse y asentarse en el libro respectivo dentro de los treinta días hábiles siguientes a aquella en que se celebró la reunión. Las actas de las reuniones no presenciales o mixtas serán suscritas por el representante legal y el secretario de la sociedad. A falta de este último, serán firmadas por alguno de los asociados o miembros del órgano social correspondiente.

Las reuniones no presenciales no aplican para las reuniones por derecho propio de que trata el inciso segundo del artículo 422 del Código de Comercio aplicable en materia societaria, pues para estas se requiere de manera imperativa la presencialidad de los asistentes.

Con el Decreto 398 de 2020, es posible que los participantes de una reunión de junta de socios, asamblea general de accionistas o junta directiva, lo hagan de manera mixta entendiéndose por estas reuniones, las que permiten de manera simultánea la presencia física y virtual de los socios, sus apoderados o los miembros de junta directiva, y a las cuales le son aplicables las reglas relativas a las reuniones no presenciales.